唉，最近我們收到了不少微簽老粉的吐槽：

微簽的審批流程+電子簽章確實好用，審批簽章附件能夠分類歸檔查詢，這比OA審批文件都要方便太多。

問題是，審批任務(wù)要一個個地去歸檔，未免太麻煩了。

能不能審批簽章完，就讓我的文件就自動地分類歸檔？

對，就是不想多動一下鼠標(biāo)那種。

OK，不想動鼠標(biāo)，簡單，經(jīng)過我們新媒體部的隔壁的開發(fā)部的努力研發(fā)

今天，自動歸檔，它！來！了！

只要在文件審批流程中，開啟“自動歸檔”開關(guān)，設(shè)置好規(guī)則，

審批簽章后的文件就麻溜地、自動地各歸各家！

接下來，就跟著小編，看看怎樣幫你偷懶吧！

一、指定一個目標(biāo)文件夾歸檔

如果你只是單純地想歸檔到已有的某個文件夾里，自動歸檔就非常簡單。

直接新建一個自動歸檔規(guī)則，選擇你心儀的文件夾就好了。

但如果你要歸檔的目標(biāo)文件夾，不是固定的，

而是不同部門人的文件想放到他自己部門的文件夾，

能根據(jù)不同審批流程的主題內(nèi)容自動分類

還能按照年、月、日自動創(chuàng)建文件夾，再細(xì)分類

對，就是完全自動、智能匹配的懶人型那種……

好吧，沒有關(guān)系，我們聰明的程序員GG已經(jīng)料到你會有這么一手，特地為懶人們做了按規(guī)則自動創(chuàng)建文件夾，智能匹配自動歸檔的功能。

二、智能自動創(chuàng)建文件夾歸檔

可以智能自動新建文件夾的規(guī)則有4種，分別是按流程任務(wù)主題關(guān)鍵字、按發(fā)起人姓名、按部門和按日期歸檔。

1、按流程任務(wù)主題的關(guān)鍵詞歸檔

所謂“流程任務(wù)主題的關(guān)鍵詞”就是你在發(fā)起審批任務(wù)時，填寫的任務(wù)主題。

譬如我的任務(wù)主題是“采購合同”，審批結(jié)束后，微簽就自動新建了一個“采購合同”文件夾，并且將文件歸檔進(jìn)去。

如果第二次我的任務(wù)主題是“請假單”，那么又會再建一個“請假單”文件夾并自動歸檔，而且以后再有“采購合同”或是“請假單”，都會按這條規(guī)則自動歸檔到對應(yīng)的文件夾。

2.按發(fā)起人歸檔

按發(fā)起人，就是按上傳這份文件，并發(fā)起這次審批流程的用戶名稱來進(jìn)行歸檔。

譬如發(fā)起人是“小李”，審批結(jié)束后，微簽就會在指定的根目錄里自動新建了一個“小李”文件夾，并且將文件歸檔進(jìn)去。

如果第二次發(fā)起人是“小王”，那么又會再建一個“小王”文件夾并自動歸檔，而且以后再有“小李”或是“小王”，都會按這條規(guī)則自動歸檔到對應(yīng)的文件夾。

3.按部門歸檔

譬如發(fā)起人在“市場部”，審批結(jié)束后，微簽就會在指定的根目錄里自動新建了一個“市場部”文件夾，并且將文件歸檔進(jìn)去。

如果第二次發(fā)起人在“技術(shù)部”，那么又會再建一個“技術(shù)部”文件夾并自動歸檔，而且以后再有“市場部”或是“技術(shù)部”，都會按這條規(guī)則自動歸檔到對應(yīng)的文件夾。

4.按日期歸檔

日期指文件發(fā)起審批時的日期，這次我們設(shè)置年、月、日三個規(guī)則子目錄，實際使用中也可以僅設(shè)置年、月。

譬如發(fā)起人于2023年6月27日發(fā)起該份文件，審批結(jié)束后，微簽就會在指定的根目錄里自動新建年、月、日三級文件夾，并且之后當(dāng)日發(fā)起的文件都將被歸檔到這三級文件夾內(nèi)。

下面給大家展示一下自動創(chuàng)建文件夾，智能匹配自動歸檔的效果：

三、為不同規(guī)則選擇適用的審批流程

可是，公司的審批流程很多，能不能不同流程選用不同的歸檔規(guī)則？

當(dāng)然可以！

比如我可以只讓“財務(wù)部主管審批”和“市場部主管審批”這兩個流程的文件按日期歸檔。

然后“領(lǐng)導(dǎo)審批”、“人事審批”兩個流程的文件則按發(fā)起人部門歸檔。

所有自動歸檔好的文件

都支持查看、刪除、下載、發(fā)郵件，

管理員還可以管控用戶權(quán)限哦！

趕緊用起來吧